La Soluzione a 360°

Archi360 è un pool di professionisti e aziende del settore archivistico che opera in maniera coordinata per risolvere le esigenze di archivi correnti, storici e di deposito.

Archivio storico

Parola d’ordine: valorizzare

archivio_storico

un peso o un’opportunità?

Le organizzazioni di più antica fondazione, o quelle che hanno ereditato la documentazione di altri soggetti, conservano un archivio storico, ossia un insieme di documenti non più in uso da oltre trent’anni.
L’archivio storico può essere considerato un peso di cui cercare di liberarsi, ma, se appropriatamente trattato, può trasformarsi in un’opportunità, il fiore all’occhiello di un soggetto che, a differenza di altri, può vantare una lunga storia.
Questo implica che l’archivio storico venga riordinato, descritto, riprodotto: solo così sarà possibile valorizzarne il prezioso contenuto!

Conoscere la Realtà

  • Valutazione complessiva iniziale
  • Redazione progetto d’intervento
  • Quantificazione spesa necessaria
  • Individuazione step intermedi

Ripristinare le Funzionalità

  • Spolveratura e disinfestazione
  • Allestimento sede
  • Riordino archivistico
  • Inventariazione informatizzata
  • Ricondizionamento
  • Ricollocazione secondo criteri di ottimizzazione
    degli spazi e facilità di gestione
  • Apertura alla consultazione

Valorizzare i Contenuti

  • Riproduzione ad elevata risoluzione
    dei documenti di pregio
  • Pubblicazione on line inventario
    informatizzato e riproduzioni
  • Portale dedicato
  • Pubblicazioni a stampa
    (guida, inventario, approfondimenti tematici)
  • Predisposizione ed effettuazione visite guidate
  • Organizzazione di convegni, seminari tematici, mostre

Archivio di deposito

Parola d’ordine: ottimizzare

deposito2

da problema a risorsa

Anche l’archivio cosiddetto di deposito, ossia tutta la documentazione già sedimentata ma non ancora storica, è spesso percepito come un problema. Poiché si tratta, in prevalenza, di documenti su supporto cartaceo, esso occupa spazio, spesso più ampio di quanto sarebbe effettivamente necessario, perché non si è in grado di distinguere ciò che può essere buttato dal resto.
Eppure l’archivio di deposito contiene la memoria recente di un’organizzazione, quella cui attingere per replicare le buone pratiche così come per individuare errori da non ripetere, insomma una vera risorsa strategica.
Da qualche tempo, inoltre, le organizzazioni trattano anche documenti elettronici oltre ai documenti cartacei. Anche la gestione di questi documenti richiede una attenzione particolare per adeguarsi a norme di legge sempre più stringenti.

Conoscere la Realtà

  • Valutazione complessiva iniziale,
    individuazione principali criticità
  • Redazione progetto d’intervento
  • Quantificazione spesa necessaria
  • Individuazione step intermedi

Ripristinare le Funzionalità

  • Spolveratura e disinfestazione
  • Allestimento sede
  • Eventuale trasferimento a deposito specializzato
  • Elaborazione proposta di scarto,
    eliminazione materiale scartabile a norma di legge
  • Verifica ordinamento archivistico
  • Descrizione informatizzata,
    eventuale recupero descrizioni esistenti
  • Ricondizionamento
  • Ricollocazione secondo criteri di ottimizzazione
    degli spazi e facilità di gestione
  • Ripristino/ottimizzazione consultazione da parte degli uffici
  • Elaborazione piano controllato di ricezione
    di nuovo materiale dagli uffici
  • Elaborazione piano periodico di scarto

Utilizzare i Contenuti

  • Riproduzione documentazione richiesta dagli uffici
  • Pubblicazione interna schedatura informatizzata,
    a beneficio degli uffici
  • Formazione del personale

Archivio corrente

Parola d’ordine: organizzare

corrente

lo specchio di un’organizzazione

La gestione documentale investe la totalità di un’organizzazione. Essa rappresenta infatti una funzione trasversale a tutte le altre funzioni, per questo è così difficile da affrontare.
Questo significa anche che la sua informatizzazione corrisponde alla automazione di tutte le procedure interne, con il vantaggio che si può ben immaginare.
Inoltre, il passaggio dalla gestione documentale cartacea a quella digitale fa sì che l’archivio di deposito si formi in maniera naturalmente ordinata, e senza più occupazione di spazio fisico.

Conoscere la Realtà

  • Valutazione complessiva iniziale
  • Redazione progetto d’intervento
  • Quantificazione spesa necessaria
  • Individuazione step intermedi

Ottimizzare i Processi

  • Elaborazione mappa dei processi
  • Raccolta requisiti di funzionamento del sistema documentario
  • Reingegnerizzazione processi (BPR)

Ripristinare la Funzionalità della Gestione Documentale

  • Elaborazione strumenti archivistici di base
    (manuale di gestione protocollo, piano di classificazione dei documenti, manuale di conservazione)
  • Configurazione e attivazione software di gestione documentale
  • Descrizione e configurazione workflow dei processi operativi
  • Formazione del personale

Conservare nel Tempo

  • Attivazione sistema/servizio
    di conservazione a norma

Il Processo di intervento

Valorizzare, ottimizzare, organizzare: dall’idea alla pratica

processo_archivi

Si offre una diagnosi globale dello stato di salute del vostro sistema archivistico, mettendo a disposizione un team di esperti capaci di valutarne congiuntamente i diversi aspetti.

diagnosi

Poiché si tratta di affrontare un problema complesso e ad alto impatto organizzativo, è importante che la soluzione possa essere messa in campo passo dopo passo, individuando una serie di obiettivi intermedi – anche piccoli o piccolissimi – che compongono un percorso coerente.

step

Archi360 offre competenze che soddisfano le esigenze degli archivi di qualsiasi tipologia

competenze
strumentazione
  • Software per la gestione documentale e il workflow dei processi
  • Software per la descrizione ed il riordino archivistico
  • Software personalizzato per la valorizzazione archivistica
  • Sistema di conservazione a norma
materiali
  • Scaffalature e scalei a norma di sicurezza
  • Contenitori per la lunga conservazione
  • Contenitori su misura per materiali speciali

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